โดยปกติ ระบบจะทำการกรองไวรัสและสแปมก่อนจะจัดเก็บเมล์เข้าในเมล์บ็อกซ์ของผู้รับ โดยจะเก็บเมล์ใหม่ไว้ใน INBOX ยกเว้นเมล์ที่ต้องสงสัยว่าจะเป็นสแปม จะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Junk สำหรับการดาวน์โหลดเมล์ผ่านโปรแกรม Outlook โดยใช้โปรโตคอล POP3 จะดาวน์โหลดมาเฉพาะเมล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ INBOX ทำให้พลาดเมล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ Junk

วิธีการแก้ไขปัญหาดังกล่าว คือ

1. ลดระดับความเข้มงวดในการกรองสแปม วิธีนี้จะย้ายเฉพาะสแปมที่มีคะแนนสูงไปไว้ Junk และสำหรับสแปมคะแนนต่ำ จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ INBOX นั่นหมายถึงจะมีเมล์ที่เป็นสแปมหลุดเข้าไปใน INBOX มากขึ้น
2. พาดหัวว่า [SPAM] สำหรับเมล์ที่ต้องสงสัยว่าเป็นสแปม แต่ไม่ได้ย้ายไปไว้ใน Junk วิธีนี้จะทำให้ไม่พลาดเมล์ที่มีความสำคัญ ในกรณีที่ใช้วิธีการดาวน์โหลดผ่าน POP3 แต่นั่นหมายความว่าเมล์ทุกฉบับทั้งเมล์ที่เป็นสแปมและไม่ใช่สแปม จะเก็บอยู่ใน Inbox โดยจะพาดหัว Subject สำหรับเมล์ที่ต้องสงสัยว่าเป็นสแปมด้วยคำว่า [SPAM] (แนะนำ เพราะวิธีนี้ผู้ใช้สามารถตั้งค่ากฏเกณฑ์ (Rule) ในโปรแกรม Outlook เพื่อจัดการเมล์ที่เป็นสแปมเองได้)
3. กรองเฉพาะไวรัสอย่างเดียว วิธีนี้จะคล้ายกับวิธีที่ 2 แต่จะไม่พาดหัว Subject ของข้อความ

ขั้นตอนการสมัครใช้บริการมีดังนี้

1. แจ้งชื่อโดเมน, IP Address of Mail Server และตัว Package ที่จะใช้บริการ
2. ทางเราจะทำการตั้งค่าอนุญาตให้โดเมนของคุณ สามารถ Relay เมล์มากรองสแปมได้
3. ทางเราจะแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับ DNS Record รวมถึงเรื่องของ IP ให้
4. จากนั้นให้ทำการแจ้งให้ผู้ดูแลระบบ Name Server ทำการแก้ไข DNS Record ซึ่งควรแก้ไข DNS Record ของโดเมนล่วงหน้าก่อนการใช้งานประมาณ 1 วัน (เนื่องจากการอัพเดทข้อมูลของ DNS ไปยัง Name Server ทั่วโลก อาจต้องใช้เวลาพอสมควร)
5. หลังจาก Name Server อัพเดทข้อมูลไปทั่วโลกแล้ว คุณก็สามารถใช้บริการได้เลยครับ

1. ปฏิเสธเมล์จากไอพีที่ติดแบล็คลิสต์ที่อยู่ในฐานข้อมูล RBL ซึ่งได้รับความเชื่อถือจากระบบสากล
2. บล็อค header และ body ที่พบบ่อยๆ ในอีเมล์ที่เป็นสแปม
3. สแกนไวรัสที่แฝงมากับอีเมล์โดย Sophos antivirus engine ซึ่งมีการอัพเดทฐานข้อมูลไวรัสทุกๆ หนึ่งชั่วโมง โดยจะดร็อปเมล์ที่ถูกพบไวรัสทิ้งทันที
4. สแกนไวรัสที่แฝงมากับอีเมล์โดย Kaspersky antivirus engine ซึ่งมีการอัพเดทฐานข้อมูลไวรัสทุกๆ หนึ่งชั่วโมง โดยจะดร็อปเมล์ที่ถูกพบไวรัสทิ้งทันที
5. กรองสแปมโดยใช้ Cloudmark antispam engine ซึ่งมีการอัพเดททุกๆ หนึ่งนาที เมล์ที่ถูกกรอง จะถูกประมวลโดย Cloudmark antispam engine ซึ่งจะมีการตีค่าออกมาเป็นคะแนนแล้วเพิ่มเข้าไป header ของอีเมล์ คะแนนดังกล่าวจะบ่งบอกถึงความเป็นไปได้ที่เมล์จะเป็นสแปม เมล์ที่มีคะแนนสูงหมายถึงเมล์ดังกล่าวมีความเป็นไปได้สูงว่าจะเป็นสแปม จะถูกย้ายไปอยู่ในโฟลเดอร์ Junk
6. มีการมอนิเตอร์จำนวนเมล์ในคิว และปริมาณการรับส่งอีเมล์ โดยให้มีการ alert มาที่ทีมที่ดูแลระบบ กรณีที่มีการรับส่งอีเมล์สูงผิดปกติ หรือมีจำนวนเมล์ในคิวค้างสูงผิดปกติ เพื่อเฝ้าระวังการส่งสแปมของผู้ใช้ภายในออกไปยังอินเทอร์เน็ต
ปัญหา คือ แม้จะมีการอัพเดทฐานข้อมูลไวรัสใน Antivirus engine แต่ถ้า ณ เวลาที่ไวรัสเข้ามาที่ระบบ ยังไม่มีข้อมูลไวรัสตัวดังกล่าวในฐานข้อมูลไวรัสของระบบ ระบบจะตรวจไม่พบไวรัสตัวดังกล่าว

แนวทางการป้องกันปัญหาดังกล่าว คือ

1. ไฟล์ไวรัสโดยส่วนใหญ่ มักจะส่งมาในรูปแบบของไฟล์  
.scr, .exe, .zip, .rar, .vbs, .pif, .hta, .reg, .bat, .cab, .dll
ดังนั้น เพื่อป้องกันปัญหาไวรัส อาจกำหนดนโยบายบล็อคไฟล์ที่มีนามสกุลดังกล่าว
2. เนื่องจากไวรัสตัวใหม่ล่าสุดมักจะมาก่อนที่โปรแกรมป้องกันไวรัสจะรู้จักเสมอ ดังนั้น จึงมีโอกาสที่เมล์ไวรัสจะหลุดรอดจากการสแกนของ antivirus engine ของเซิร์ฟเวอร์ เนื่องจากเป็นการสแกนอีเมล์ขาเข้าที่กำลังเข้ามาในเซิร์ฟเวอร์แบบเรียลไทม์ เพื่อป้องกันไวรัสเหล่านั้นติดไปยังคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน จึงควร โปรแกรมป้องกันไวรัสซึ่งถูกติดตั้งที่เครื่องผู้ใช้งานจะทำหน้าที่ในการป้องกันไวรัสตัวดังกล่าว จึงขอแนะนำอย่างยิ่งให้ทำการติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสที่เครื่องผู้ใช้งาน พร้อมอัพเดทฐานข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ
3. หากคุณได้รับไฟล์แนบที่มากับอีเมล์ ซึ่งคุณไม่ได้คาดว่าจะได้รับจากคนที่คุณรู้จัก ให้ลองตอบกลับไปยังผู้ส่งเพื่อยืนยันว่าเขาได้ส่งไฟล์แนบดังกล่าวมาจริงๆ ก่อนที่คุณจะเปิดมัน
4. หลีกเลี่ยงการเปิดไฟล์แนบที่มากับอีเมล์ที่ส่งมาจากคนที่คุณไม่รู้จัก
5. ใช้โปรแกรมป้องกันไวรัสที่เครื่องของคุณสแกนไฟล์แนบที่ถูกบีบอัดมา เช่น ไฟล์ที่มีนามสกุล .zip หรือ .rar ก่อนที่จะเปิดมัน
6. ระมัดระวังในการการคลิกลิงค์ในอีเมล์ โดยเฉพาะเมล์ที่มีเนื้อหาคลุมเครือ และไม่เจาะจง ว่าผู้ส่งมีเจตนาส่งถึงคุณโดยตรง